new Новости!

Правила организации конференции

Категория: Услуги | Опубликовано: 2015-07-19 05:29:50

Если на ваши плечи легло задание по организации конференции, в первую очередь, вы должны приготовиться к четкому планированию. Только так вы сможете держать все под контролем и не упустить важных моментов, таких как, например,аренда конференц зала или непосредственный регламент конференции. Важно запастись блокнотом, чтобы записывать все, что будет необходимо, а также парой надежных помощников. Четкое распределение обязанностей и назначение ответственных поможет избежать ошибок и упущений.

Основные этапы подготовки к конференции

Чтобы запланированное вами мероприятие прошло удачно, необходимо вовремя выполнять все запланированные действия.

  1. Определить состав участников. Вы должны связаться персонально с каждым предполагаемым участником и получить согласие на участие. В результате составьте список всех участвующих.
  2. Уведомление о конференции. Кроме самих выступающих, и людей, имеющих слово на конференции, необходимо пригласить гостей. Если это, например, корпоративный юбилей, то приглашения могут быть персональными и отправленными почтой. Если же конференция имеет большие масштабы, можно воспользоваться электронной рассылкой.
  3. Встреча участников. Местных участников конференции встречают непосредственно в месте проведения, а об иногородних стоит позаботиться. Если это почетные участники, составьте подробный график встреч, в котором будет указан ранг гостя, время и место прибытия. Позаботьтесь также о такси, которое встретит гостей и отвезет к месту проведения конференции либо отелю.
  4. Размещение гостей. В первую очередь необходимо определиться, будет ли участник конференции размещаться за свой счет или его пребывание оплатит принимающая сторона. Если гость размещается за собственные средства, стоит подыскать и предложить несколько мест для остановки. Если же размещение участника оплачивает принимающая сторона, необходимо учесть его статус, уровень мероприятия, а также территориальное расположение при выборе места размещения.
  5. Питание участников. Провести целый день на конференции ничего не поев, очень сложно. Поэтому стоит продумать организацию питания участников. Сделать это можно несколькими способами:
    • традиционный (завтрак-обед-ужин);
    • кофе-брейк;
    • фуршет или банкет по окончанию конференции.
  6. Культурная программа. Если конференция состоит из нескольких этапов и длится не один день, стоит подготовить культурную программу для гостей. Это могут быть экскурсии, посещение музеев, театра.

Подготовка к конференции занимает большое количество времени и требует немалых усилий. Только согласованная работа в команде даст возможность продумать все до мелочей и сделать мероприятие на высшем уровне.

Лечение ваших зубов – задача профессионалов